Collectivités locales
Définir votre stratégie, vos besoins, puis les solutions techniques
Lorsque certains des membres et des consultants de Neagora ont commencé leurs carrières au sein de collectivités locales – bientôt 20 ans ! – l’Alpha et l’Oméga de la communication institutionnelle était le print : journaux et magazines municipaux, affiches, flyers. Le site Internet était alors considéré comme un sympathique à-côté, alimenté par les contenus “print”. Quant aux réseaux sociaux, eh bien il n’existait même pas encore.
Nous avons vu la place du digital s’accroître au fil des années et avons évolué avec lui.
Aujourd’hui, toute équipe municipale , quelle que soit la taille de sa commune, ses objectifs et son environnement, est convaincue de la nécessité de disposer d’une stratégie de communication digitale performante. Et si vous êtes ici, c’est que c’est probablement votre cas !
La digitalisation : une diminution des coûts, une optimisation du service au public et une augmentation de votre rayonnement
Un site Internet performant et adapté à ses besoins, c’est une économie de coûts.
D’une part sur les frais liés aux impressions, à la distribution… Lorsque le site est construit avec un système de gestion de contenus simple, des collaborateurs non-informaticiens peuvent relayer une information de façon instantanée, sans solliciter de graphiste/maquettiste et d’imprimeur.
D’autre part, une information que vos administrés peuvent trouver aisément – presque intuitivement – en quelques clics limitera le nombre d’appels ou de déplacements auprès de vos services pour répondre à des questions simples, ou les renvoyer vers les services ad hoc (préfecture, communautés de communes, Région…). Elle permettra ainsi à vos collaborateurs de se concentrer sur des missions au service du public à plus forte valeur ajoutée.
Votre site Internet peut proposer des informations à vos administrés sur les actions et événements municipaux, les démarches administratives. Mais il peut aussi devenir une plateforme permettant de simplifier les démarches administratives pour eux comme pour votre équipe : module de prise de rendez-vous, ou encore constitutions de dossiers en ligne, par exemple.
Ce qui commence à nous amener sur les usages de vos administrés (ou plus largement du public visé ; nous y reviendrons par la suite). Aujourd’hui, près de 80% des Français achètent des produits en ligne de façon régulière et près de la moitié sur smartphone. Quel est le rapport avec notre sujet, me direz-vous ? Il est très simple : les Français sont habitués à obtenir des informations, des biens et des services sur Internet. Ainsi, un administré, un touriste ou une famille cherchant une commune pour élire domicile, iront principalement chercher de l’information sur Internet, installé avec leur smartphone sur leur canapé, une fois qu’ils en auront le temps, un peu comme pour acheter une paire de chaussures (la comparaison s’arrête ici !)
Pour votre stratégie, cela aura deux impacts majeurs.
Le premier : votre site doit être parfaitement adapté à la navigation sur téléphone portable, car il faudra vous attendre à ce qu’au moins la moitié des consultations de votre site s’effectuent depuis cette interface. Un site Internet n’offrant pas une navigation intuitive et confortable depuis un smartphone sera très rapidement délaissé, et perdra ainsi la moitié de son utilité (au moins !).
Le second : votre site Internet doit permettre de retrouver TOUTES les informations et démarches proposées par votre Collectivités. N’obligez pas l’utilisateur à devoir naviguer sur plusieurs interfaces (site de présentation générale, pages Facebook, etc). Les réseaux sociaux permettent de fournir une information à vos abonnés quand ils surfent sur leurs réseaux ou encore pour élargir le rayonnement de votre territoire.
Pensez coûts mais aussi retours sur investissement
Alors la question cruciale et légitime : combien me coûtera mon site Internet ? Question corollaire que doit être amené à se poser tous bons gestionnaires de deniers publics : une fois le site livré, quels seront les coûts de fonctionnement (hébergement, actualisation, maintenance, évolutions éventuelles, etc) de mon site ?
Nous pouvons également ajouter deux autres questions que vous devriez être susceptible de vous poser : quels indicateurs de performance devront être suivis à moyen et long terme me permettant de m’assurer que l’argent public a été dépensé efficacement ? Est-ce que cet argent a permis de bénéficier d’un retour sur investissement ?
Certes, une collectivité locale, de part ses fonctions et ses activités, ne peut calculer un retour sur investissement de la même façon qu’une entreprise avec une activité commerciale. En revanche, parce que nous avons été de l’autre côté de la barrière, “à vos côtés”, nous avons dû être amené à mettre en place des indicateurs de ce type pour nous assurer du bien fondé de nos dépenses, mais aussi pour éventuellement prendre des mesures correctives pour recentrer le dispositif vers ses objectifs initiaux.
Si vous lisez cet article, c’est que vous souhaitez créer, refondre un site Internet de collectivités locales ou mener un audit de votre communication digitale. Et vous avez probablement dû consulter d’autres prestataires et vous enquérir des coûts.
Certaines agences proposent des solutions de sites “sur-mesure”, parfois pour des prix de quelques centaines d’euros, souvent en location. Outre le fait qu’il existe des coûts cachés à ces offres alléchantes, il faut toujours s’entendre sur ce qui est un site Internet sur-mesure. Il vous sera proposé de choisir un site parmi quelques modèles, et de piocher parmi quelques fonctionnalités : page de présentation, actualités, agenda, formulaire de contact… Par la suite, le prestataire “customize” votre site aux couleurs de votre collectivités locales, avec son logo, puis vous met à disposition cette enveloppe, en vous mettant à disposition un mode opératoire et une hotline.
Chez Neagora, nous savons le faire. En revanche, nous sommes convaincus qu’acheter – voire en réalité bien souvent louer – un site Internet “sur étagère”, et cela même pour une commune de moins de 1.000 habitants, peut être une perte d’argent. Pourquoi ? Parce que votre site Internet n’est pas une fin en soi mais un des leviers qui vous permettra d’atteindre des objectifs dans un environnement complexe. Et qu’une solution Internet sans stratégie ne vous permettra pas ou peu d’atteindre vos objectifs.
Etudier votre stratégie : un gain de temps sur le projet, un gain d'efficacité sur le temps de vie de vos outils
Votre site Internet doit se penser comme un des éléments de votre stratégie de service public et de développement. Avant d’évoquer avec vous les fonctionnalités que vous voulez voir mises en place sur votre site, nous allons partir de vous : la taille de votre commune, son tissu économique et social, son imbrication dans l’environnement institutionnel et administratif de son territoire, ses ambitions en termes de rayonnement et d’attractivité, mais aussi tous les dossiers et les enjeux majeurs qui impactent la vie du territoire. On peut encore évoquer les choix de l’équipe municipale en termes de démocratie participative, que le digital peut grandement dynamiser.
Ce n’est qu’à partir d’une étude de votre point de départ et de vos objectifs que nous pourrons vous proposer une feuille de route. Votre site Internet et les fonctionnalités qu’ils proposent ne doivent avoir pour seule et unique raison d’être que de servir votre stratégie de communication et de service au public. C’est la raison pour laquelle nous prendrons un soin tout particulier à mener cette étape.
Notre méthode de travail
Le nombre d’itérations voire d’étapes dépendra de la nature du projet, de son périmètre et de la taille de la collectivité locale.